IDP / Intelligent Document Processing Consultant (m/w/d)

Leistungsbeschreibung

Optimierung und Weiterentwicklung einer produktiven Hypatos-basierten IDP-Plattform

Optimierung und Weiterentwicklung der bestehenden, produktiven Hypatos-basierten Plattform für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung (IDP), einschließlich Redesign, Vereinfachung von Workflows, Erhöhung der Automatisierungsraten sowie Verbesserung der Wartbarkeit bis hin zur Implementierung und Stabilisierung.

Detailed Task Description / Projektbeschreibung (mandatory)

• Projektfokus: Optimierung und Weiterentwicklung der Dokumentenverarbeitungslandschaft mit Hypatos als KI-basierter Plattform für Intelligent Document Processing (IDP).
• Situationsbeschreibung: Die Lösung ist bereits produktiv im Einsatz, hat jedoch im Verlauf von Rollout und Skalierung an Komplexität gewonnen. Ziel ist die Analyse, Vereinfachung und – wo erforderlich – das Refactoring beziehungsweise Rollback überkomplexer Logik.
• Zielumfang: End-to-End-Betrachtung vom Eingangskanal (z. B. E-Mail) über Dokumentenerkennung, Extraktion und Exception-Handling bis hin zur nachgelagerten Verarbeitung (z. B. AP-/SAP-Prozesse) sowie der Orchestrierung mittels Automatisierungstools.
• Zusammenarbeit: Enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholderinnen und Stakeholdern sowie Nearshore-Teams in Cluj (Rumänien). Rumänischkenntnisse sind von Vorteil, jedoch optional.

Leistungsbeschreibung:

Hypatos & KI-gesteuerte Dokumentenverarbeitung

• Analyse der bestehenden Hypatos-Konfigurationen, Regeln und Verarbeitungslogiken.
• Weiterentwicklung und Optimierung der KI-basierten Dokumentenerkennung und -extraktion zur Steigerung der Automatisierungsraten.
• Identifikation und Reduzierung überkomplexer Verarbeitungslogiken sowie konzeptionelles und technisches Refactoring beziehungsweise kontrollierter Rollback, sofern sinnvoll.
• Beratung bei der Analyse und Behebung von Dokumentenerkennungs- und Verarbeitungsproblemen sowie Qualitätssicherung der extrahierten Daten.

End-to-End-Rechnungs- und Dokumentenworkflow:

• Überprüfung und Optimierung des Rechnungseingangsprozesses über E-Mail, PDFs und elektronische Rechnungen.
• Verbesserung der End-to-End-Workflows von der Dokumentenaufnahme bis zur nachgelagerten Verarbeitung (z. B. AP-/SAP-Integration).
• Optimierung der Mailverarbeitung, Fehlerbehandlung sowie Aufbau robuster Ausnahme-Workflows.
• Abstimmung und Vereinfachung von Geschäftsregeln und Prozesslogiken zur Erhöhung der Wartbarkeit.

Workflow-Automatisierung & Integration:

• Entwurf und Umsetzung von Workflow-Verbesserungen und Automatisierungen unter Einsatz von Low-Code-/No-Code-Werkzeugen wie Microsoft Power Automate, sofern sinnvoll.
• Beratung bei der technischen Integration in die Unternehmenslandschaft (u. a. SAP- und Accounts-Payable-Systeme).
• Enge Zusammenarbeit mit internen IT- und Fachbereichsteams sowie Nearshore-Kolleginnen und -Kollegen.

Beratung, Koordination & Dokumentation:

• Hands-on-Beratung und technische Unterstützung während Implementierung und Stabilisierung, einschließlich Cutover- und Post-Go-Live-Phasen.
• Strukturierte Dokumentation von Lösungsarchitektur, Entscheidungen, Schnittstellen, Konfigurationen und Best Practices.
• Moderation von Abstimmungsrunden, Wissensübergabe an Nearshore-Teams sowie Schulung der Fachbereiche.

Required Skills & Experience (Must-have):

• Fundierte Erfahrung mit KI-gesteuerter Dokumentenverarbeitung / Intelligent Document Processing (IDP).
• Solides Verständnis von Dokumentenworkflows, Rechnungsverarbeitung sowie Exception- und Fehlerbehandlung.
• Nachweisliche Erfahrung in der Analyse, Vereinfachung und dem Refactoring komplexer Prozesslandschaften.
• Fähigkeit zur funktionsübergreifenden Zusammenarbeit mit Fachbereichen, IT-Teams und Nearshore-Einheiten.
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Reisebereitschaft und Abstimmung mit Nearshore-Teams werden vorausgesetzt.

Additional Skills (Nice-to-have):

• Praktische Erfahrung mit Hypatos oder vergleichbaren OCR-/IDP-Plattformen.
• Kenntnisse in Workflow-Automatisierungstools (z. B. Microsoft Power Automate).
• Grundlegendes Verständnis von SAP-basierten Rechnungs- oder AP-Prozessen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Nearshore- oder internationalen Teams (z. B. Cluj, Rumänien).
• Rumänischkenntnisse sind von Vorteil.

Deliverables (beispielhaft):

• Analysebericht der aktuellen Hypatos-Architektur mit identifizierten Pain Points und Refactoring-Empfehlungen.
• Konkrete Maßnahmenpläne zur Reduktion technischer Komplexität und Verbesserung der Automatisierungsquote.
• Implementierungs- und Rollout-Plan inklusive Test-, Cutover- und Stabilisierungsschritten.
• Dokumentation von Architektur, Schnittstellen, Konfigurationen und Best Practices sowie Übergabematerialien für Nearshore-Teams.

Vorgehen / Methodik (empfohlen):

• Initiale Analysephase mit Stakeholder-Interviews sowie System- und Prozessanalyse.
• Priorisierung von Quick Wins zur schnellen Steigerung der Automatisierungsquote.
• Iteratives Refactoring beziehungsweise Redesign in Sprints mit begleitendem Testing und Monitoring.
• Wissenssicherung durch Dokumentation, Workshops und Übergaben an Nearshore-Teams.

Dokumentation und Berichterstattung:

• Regelmäßige Berichterstattung an die Projektleitung über Fortschritte, Risiken und Ergebnisse.

Fachliche Zusammenarbeit:

Der externe Leistungserbringer greift auf ein Jira-Backlog zu, übernimmt eigenständig zugewiesene Arbeitspakete und führt diese weisungsfrei aus. Für Abstimmungen und Statusmeldungen stehen interne Mitarbeitende des Kunden als Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner zur Verfügung.

Über den Auftraggeber

Start: 01.06.2026

Ende: 31.12.2026 plus Option auf Verlängerung

Onsite Stunden: 80

Offsite Stunden: 960

Auslastung: 40 Stunden pro Woche

Standort: Essen / 95% Remote

Info: Es dürfen ausschließlich Kandidaten aus dem Nearshore-Bereich angeboten werden