PMO / Projektmanagement-Office Specialist (m/w/d)

Leistungsbeschreibung

Projektbeschreibung:

Im Fokus steht die Machbarkeitsprüfung von Optimierungsmaßnahmen im Netzbauprozess NS/MS, sowohl im Kabelbau als auch bei einem internen Projekt (zukünftige Maßnahmen Neubau/Ersatzbau ab einem bestimmten Stichtag). Ziel ist es, positive Auswirkungen auf die Durchlaufzeiten zwischen Inbetriebnahme und dem Eingang der Unterlagen bei der Dokumentationsabteilung zu erzielen.

Im Rahmen des Projekts sollen Maßnahmen definiert werden, die sicherstellen, dass alle relevanten Daten und Dokumente nach der Inbetriebnahme schnell und effizient für alle Beteiligten bereitgestellt werden. Ziel ist die Verbesserung der Informationsverfügbarkeit und die Minimierung zeitkritischer Abhängigkeiten.

Das Projekt verfolgt das Ziel, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu definieren, um die Inbetriebnahme-Daten in bestehende IT-Systeme oder ggf. eine neue Applikation zu überführen. Dabei soll sichergestellt werden, dass die Daten strukturiert verarbeitet, analysiert und für nachgelagerte Prozesse nutzbar gemacht werden können.

Ziel des Projektes ist es, Optimierungsmaßnahmen zu identifizieren und auf Machbarkeit zu prüfen, um die prozessualen Durchlaufzeiten zu verringern. Der Zeitraum zwischen der Inbetriebnahme eines internen Projekts und dem Eingang der Unterlagen bei der Datenpflege (PM und GIS) soll reduziert werden.

Zusätzlich sollen Maßnahmen definiert werden, die sicherstellen, dass relevante Daten bereits bei der Inbetriebnahme einmalig in ein zentrales System eingetragen werden. Diese Daten werden anschließend über Schnittstellen an weitere Systeme weitergeleitet.

Anforderungen

Aufgabenbeschreibung:

• Beratung und operative Unterstützung der Projektleitung bei Planung, Dokumentation und Steuerung des Projekts – insbesondere Terminplanung, Fortschrittskontrolle, Risiko-/Issue-Tracking und Reporting gegenüber Stakeholdern
• Eigenständige Organisation und Vorbereitung der -Lenkungsausschüsse (Confluence/PPT), Fach-Workshops (Netzbauprozess) und regelmäßigen Projektsitzungen inkl. Agenda-Erstellung, Abstimmung mit Stakeholdern und Erstellung professioneller Präsentationsunterlagen (PPT)
• Erstellung und Pflege von Termin-Templates in Confluence
• Weiterentwicklung projektübergreifender - Projektmanagementmethoden und -unterlagen
• Sicherstellung durchgängiger Transparenz im Projekt durch Bereitstellung aktueller, qualitätsgesicherter Projektdaten (Meilensteinstatus, Ressourcenübersicht, KPIs, Roadmap)
• Förderung strukturierter Projektkommunikation durch Einführung, Moderation und Pflege regelmäßiger Abstimmungsformate (Weeklys)
• Administrative und operative Beratung der Projektleitung und Projektteams inkl. Konfliktmoderation, Begleitung kritischer Entscheidungsprozesse und Moderation von Workshops

Zusätzliche Kompetenzen:

• Hohe Belastbarkeit, auch in stressigen Phasen des Transformationsprojekts
• Fähigkeit, komplexe fachliche und technische Sachverhalte schnell zu analysieren, zu strukturieren und verständlich zu kommunizieren
• Ausgeprägter analytischer, konzeptioneller und kommunikativer Stil
• Eigenständige, ergebnisorientierte Arbeitsweise mit proaktivem Handeln
• Sprache: Deutsch fließend in Wort und Schrift
• Erfahrung im Management agiler Projekte in Transformationsumfeldern
• Kenntnisse in JIRA/Confluence
• Idealerweise Erfahrung mit Organisation und Prozessen der IT-Netz-Community

Über den Auftraggeber

Start: 19.01.2026

Ende: 30.06.2026, mit Option auf Verlängerung

Auslastung: ca. 40 Stunden pro Woche

Onsite Stunden:  230

Offsite Stunden:     540

Standort: Regensburg | 70 % remote

Vertragsart: Contracting | sozialversicherungspflichte Angestellte bevorzugt