PMO Specialist (m/w/d) Projektunterstützung | Bonn / 50 % Remote

Leistungsbeschreibung

Aufgaben:

• Unterstützung der Projektleitung bei Planung, Steuerung und Kontrolle sowie Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs administrativer Prozesse
• On- und Offboarding von Teammitgliedern und externen Dienstleistern sowie kontinuierliche organisatorische und administrative Unterstützung
• Kapazitäts- und Ressourcenplanung durch Abgleich von Projektbedarfen mit verfügbaren internen und externen Mitarbeiterkapazitäten
• Überwachung und Einforderung der wöchentlichen bzw. monatlichen Zeiterfassung des gesamten Projektteams
• Vorbereitung und Erstellung von Leistungsnachweisen, insbesondere Validierung erbrachter Leistungen und Stunden (intern/extern) anhand der Projektverträge und Budgets
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Reportings, Workshops und bereichsinternen Events
• Adressatengerechte Aufbereitung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Berichten und E-Mails zur Sicherstellung einer verlässlichen Informationsbasis für die Projektleitung
• Schnittstellenkoordination zwischen Projekt, Einkauf und Controlling

Qualifikationen:

1. Sprachkenntnisse: Fähigkeit zur sicheren Kommunikation und Dokumentation in einem (inter-)nationalen Projektumfeld

• Deutsch: Niveau C1 nach GER
• Englisch: Niveau B1 nach GER

1. Projektmanagementzertifizierung: Nachweis über fundierte theoretische und praktische Kenntnisse in gängigen Projektmanagementmethoden (klassisch, agil oder hybrid)

• Gültiges Zertifikat auf dem Niveau IPMA Level D (oder höher), PRINCE2 Practitioner, PMP (PMI) oder Professional Scrum Master (PSM II) bzw. vergleichbare agile Zertifizierungen

1. Einschlägige Berufserfahrung im Project Management Office (PMO): Praktische Erfahrung in der Unterstützung der Projektleitung, im Projektcontrolling, Multiprojektmanagement oder beim Aufbau von PMO-Strukturen

• Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung im PMO-Bereich oder im operativen Projektmanagement innerhalb der letzten 5 Jahre

1. Methodische und technische Kompetenz: Sicherer Umgang mit Werkzeugen, die für die tägliche PMO-Arbeit (Terminplanung, Ressourcensteuerung, Reporting) erforderlich sind

• Kenntnisse in mindestens einem gängigen PM-Tool (z. B. Jira/Confluence, Asana oder Smartsheet) sowie sehr gute Kenntnisse in MS Excel (z. B. Pivot-Tabellen, Datenanalyse)
• Kenntnisse in SAP wünschenswert

Erfahrungsanforderungen:

1. Erfahrung in regulierten oder prozessintensiven Branchen: Praktische Erfahrung mit besonderen Rahmenbedingungen, Governance-Vorgaben und komplexen Abstimmungsprozessen

• Mindestens 2 Jahre nachweisbare Projekterfahrung im öffentlichen Sektor (Verwaltung, Ministerien, öffentlich-rechtliche Institutionen) oder in vergleichbaren Branchen der freien Wirtschaft wie Automotive, Defence, Luft- und Raumfahrt, Energiewirtschaft oder Banken-/Versicherungswesen
• Fokus auf Mitarbeit in großen IT-Projekten, Programmen oder komplexen Organisationsprojekten

1. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Projektleitung und Managementebenen: Fähigkeit, als Schnittstelle zur Projektleitung zu agieren und komplexe Sachverhalte adressatengerecht aufzubereiten

• Erfahrung in der direkten Zusammenarbeit mit der Gesamtprojektleitung sowie in der Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Statusberichten und Präsentationen für höhere Führungsebenen

Sonstiges:

• Reisebereitschaft: Im Rahmen der Tätigkeit sind Dienstreisen erforderlich. Diese können mit eigenem Auto, Mietwagen, Bahn oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln gemäß der Reiserichtlinie des Kunden durchgeführt werden.
• Mobiles Arbeiten: Im Schnitt ist von einem Homeoffice-Anteil von ca. 50 % auszugehen.

Über den Auftraggeber

Start: 15.08.2026

Ende: 14.01.2028 plus Option auf Verlängerung

Auslastung: 40 Stunden pro Woche

Standort: Bonn | 50 % remote

Vertragsart: ANÜ